Учебный центр, будучи образовательной организацией, должен быть заинтересован в применении новых технологий в организации учебных процессов для повышения авторитета среди учащихся. Автоматизация учебного центра предоставляет не только приятную возможность – эпатировать клиентов высоким уровнем взаимодействия и технологичными сервисами, но и оптимизировать свои бизнес-процессы и внутренние коммуникации, а также повысить качество учетных процедур.
Для регистрации нового учащегося программа автоматизации USUSOFT.UZ предлагает электронный абонемент, где указаны ФИО ученика и преподавателя, наименование учебного курса, период обучения и количество занятий, а также стоимость курса и сумма, оплаченная клиентом. В подтверждение оплаты клиент получает распечатанную квитанцию с указанием суммы и расписанием занятий на ней и временем начала занятий. Квитанция может быть представлена в корпоративном стиле учебного центра с контактами и логотипом, так как программа предлагает варианты оформления.
Абонементы составляют базу данных, поскольку сохраняют информацию по всем учащимся, когда-либо посещавшим учебный центр, а также по степени востребованности занятий за разные периоды времени, по преподавателям, которые могли вести разные предметы за время своей работы в центре.
С течением времени количество абонементов накапливается, но поиск любого осуществляется оперативно – по одному из указанных выше участников образовательного процесса. Абонементам присваивают статус, соответствующий их состоянию в настоящий момент времени. В программе различают четыре вида: действующий, замороженный, закрытый и еще есть «долг». По статусам их можно сортировать при выполнении разных задач.
Помимо информации об учебном процессе, по абонементам контролируют платежи за занятия и взятые в аренду на период обучения различные учебные пособия. Например, оплата за обучение может не покрывать полностью весь курс, в этом случае программа, образно говоря, берет под свой контроль пополнение бюджета и ближе к концу оплаченного периода окрашивает абонемент в красный цвет, чтобы администратор обратил внимание на него и мог своевременно обратиться к владельцу абонемента с напоминанием о новом взносе. Как только оплата поступит в кассу, абонемент изменит свой цвет. То же самое произойдет, когда учащийся вернет взятые в аренду пособия.
После того как занятие, отмеченное в абонементе, состоялось, согласно указанному в нем расписанию, оно автоматически списывается, тем самым, сокращая указанное количество занятий. В случае пропуска занятия, его можно восстановить в абонементе, если будет предъявлена уважительная причина. Прогулы не восстанавливаются. По окончании курса учащиеся получают отчеты, где указано, сколько занятий и когда они посетили, а сколько пропустили.
Для повышения активности своих учащихся учебный центр может внедрить поощрительную систему, начисляя бонусы за приобретение нового курса, которые можно будет использовать при оплате следующего периода. В программе заложена функция «замораживания» части оплаты в качестве бонусов на личном счете клиента.
Программа также предоставляет рейтинг учащихся по посещаемости, успеваемости, объему денежных поступлений за период, размеру полученной с каждого прибыли, выявляя среди них самого дорогого и самого прибыльного ученика. Таким учащимся центр может предложить обслуживание по индивидуальному прайс-листу, который будет прикреплен к именному профайлу в клиентской базе. Программа будет использовать автоматически этот прайс-лист при очередной оплате учащимся своих курсов.
Если учебный центр пользуется сканером штрихкода, удобно ввести именные карты учащихся с нанесенным на них штрихкодом. В этом случае посещаемость будет контролироваться строже, корректнее посредством сканирования карты, регистрируя каждый раз время входа и выхода. При этом на экран будет выведена полная информация об учащемся, в том числе его фотография и количество накопленных бонусов. Всегда можно определить, тот ли ученик пришел, если да, то в назначенное ли ему время.